Hàm Vlookup và cách sử dụng hàm Vlook up hiệu quả trong công việc

Hàm VLOOKUP là gì? 

Hàm VLOOKUP (hay Vertical lookup) nghĩa là tìm theo hàng dọc  là một hàm cực kỳ quan trọng trong Exel. Nó sẽ giúp bạn dò tìm dữ liệu trong một bảng theo hàng dọc và trả về kết quả tương ứng với dữ liệu đó theo hàng ngang.

Trong thực tế, hàm VLOOKUP cực kỳ thông dụng khi tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng,.. dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,… hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên các tiêu chí trên.

Công thức của hàm Vlookup

VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, [Range_lookup])

Ý nghĩa:

• Lookup_value: Là giá trị phải được tra cứu trong cột tận cùng bên trái của bảng tra cứu
• Table_array: Là bảng tra cứu, qua đó dữ liệu được tìm kiếm. Việc định nghĩa bảng tìm kiếm sử dụng địa chỉ tuyệt đối
• Col_index_num: Là số thứ tự cột trong bảng tra cứu (kể từ cột đầu tiên bên trái) mà từ đó giá trị liên kết được cho ra
• Range_lookup: Là giá trị logic xác định nhu cầu tìm kiếm gần chính xác (TRUE), hay chính xác tuyệt đối (FALSE)

Cách sử dụng hàm Vlookup

Ví dụ: 

Trong ví dụ trên. Yêu cầu đầu ra: Xác định thuế suất của mã số thuế

Khi đó tại ô E4 ta gõ công thức: =VLOOKUP(D4,$H$4:$I$8,2,0)

Trong đó:

• Vlookup: là hàm dùng để tìm kiếm ra thuế suất tại bảng vùng tìm kiếm
• E4: Giá trị là đối tượng cần tìm ở đây là các đối tượng từ T01,T02,T03,T04.
• $H$4:$I$8: Bảng giới hạn dò tìm, chính là H4:I8 nhưng được F4 để Fix cố định địa chỉ ô để Copy công thức xuống các ô E5->E9 thì công thức sẽ không bị thay đổi.
• 2: Thứ tự cột giá trị cần lấy, trong trường hợp này chính là cột Thuế suất
• 0: Trường hợp này chúng ta lấy giá trị tuyệt đối nên chọn là 0 hoặc False

Với công thức trên kết quả tạo được là:

Trong bảng kế quả ta sẽ thấy T05 trả kết quả #NA. Lý do hàm trả kết quả #NA có thể là do không tìm thấy giá trị cần tra cứu.

VLOOKUP không tìm giá trị cần tra cứu, lỗi #N/A

Trong trường hợp giá trị dùng để tra cứu không được tìm thấy trong bảng tra cứu, hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi như ví dụ bên trên

Khi đó nếu bạn muốn đưa ra một thông báo rõ ràng hơn, có ý nghĩa hơn, ví dụ “Không tìm thấy mã số thuế”, thì bạn có thể sử kết hợp VLOOKUP với hàm IFERROR trong như sau:

=IFERROR(VLOOKUP(D4,$H$4:$I$8,2,0), "Không tìm thấy mã số thuế")

Hàm IFERROR sẽ phát hiện lỗi #N/A trong trường hợp này và trả về giá trị chúng ta đưa ra là “Không tìm thấy mã số thuê”. Đây chỉ là một trường hợp lỗi phổ biến khi bạn sử dụng Hàm Vlookup ứng dụng trong công việc. Để tìm hiểu về cách sửa những lỗi khác khi sử dụng hàm Vlookup như lỗi Lỗi #REF!, Lỗi #VALUE!, Lỗi #NAME? thì đừng bỏ qua bài viết này bạn nhé!

Các lỗi hàm Vlookup thường gặp nhất!

5 chú ý khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

1. Hàm VLOOKUP không thể trả về kết quả khi cột lấy kết quả nằm về phía bên trái của cột chứa dữ liệu cần tra cứu. Phương án xử lý: sử dụng kết hợp hàm Index và Match
2. Hàm VLOOKUP tra cứu không phân biệt chữ hoa / chữ thường.
3. Chú ý tham số cuối cùng [range_lookup] để chọn đúng TRUE hay FALSE trong trường hợp tra cứu gần đúng hoặc tra cứu chính xác.
4. Khi tra cứu gần đúng, chú ý dữ liệu trong cột tra cứu cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần
5. Khi giá trị cần tra cứu không được tìm thấy, VLOOKUP sẽ trả về lỗi #NA.